Vintia
1. Wie is de beheerder van uw persoonsgegevens?
We informeren u dat de persoonsgegevens die u ons verstrekt, zullen worden verwerkt door Vintia NV(“Vintia”) met maatschappelijke zetel te 8900 Ieper, Ter Waarde 50/4a ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0440.714.748, voor de hieronder beschreven doeleinden.
Voor sommige specifieke verwerkingsactiviteiten kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt door entiteiten van de Vintia Groep (de “entiteiten van de Groep”). Wanneer dat het geval is, wordt dit vermeld in sectie 3 van dit privacy beleid. De entiteit van de Groep die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens, is afhankelijk van waar u zich bevindt of staat vermeld in het contract dat u met Vintia heeft afgesloten. De relevante entiteiten van de Groep zijn:
Vintia SAS, 130 Boulevard de la Liberté, 59000 Lille, SIRET 98049632700019
Vintia BV, Coltbaan 29a, 3439 NG Nieuwegein, 20111727
Vintia Ltd, Unit 33, Waterside, Schooner Court, 44-48 Wharf Road, London N1 7UX
U kunt contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Vintia via het contactformulier “Contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming”.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en WANNEER?
Vintia zal de persoonsgegevens verwerken die u verstrekt via de websites die Vintia bezit of beschikbaar stelt (de “Websites”), afhankelijk van het gebruik dat u van een van deze Websites maakt. In dit verband informeren we u dat u om persoonsgegevens zal worden gevraagd om bepaalde handelingen uit te voeren of zodat u gebruik kunt maken van bepaalde diensten van de Websites. De met een sterretje (*) aangeduide vakken zijn strikt noodzakelijk om de gevraagde handelingen uit te voeren en/of om u de diensten te verlenen die via de Websites worden aangeboden. Indien u deze noodzakelijke informatie niet verstrekt, is het voor ons onmogelijk om de overeenkomstige handeling uit te voeren of de voornoemde diensten te verlenen.
Dit beleid is ook van toepassing als u uw gegevens op een andere manier aan ons hebt verstrekt en als u naar dit beleid bent verwezen voor het verkrijgen van de relevante informatie over de verwerking van uw gegevens.
Meer concreet wanneer u contact met ons opneemt per e‑mail/telefoon, wanneer u optreedt als contactpersoon van een klant/leverancier, wanneer u onze servicedesk gebruikt, of wanneer wij uw professionele contactgegevens verkrijgen in het kader van B2B‑relaties.
Ook wanneer u uw persoonsgegevens openbaar hebt gemaakt op publieke media (vb. VDAB) of sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in tewerkstelling bij Vintia. In dat geval zullen we u eerst vragen of u interesse heeft om u bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy beleid. Bent u niet geïnteresseerd, dan kunnen we een aantal beperkte gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen nakomen. Afhankelijk van het doel van de verwerking kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, professioneel e‑mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie.
- Account- en gebruikersgegevens: gebruikersnaam, (gehashte) wachtwoord, gebruikersrol en toegangsrechten.
- Communicatiegegevens: inhoud van berichten via contactformulieren, e‑mailcorrespondentie en servicedesk‑/supporttickets (incl. bijlagen).
- Commerciële en relatiegegevens (B2B): professionele contactgegevens van klanten, prospecten en leveranciers en informatie over de contractuele relatie.
- Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief en andere gegevens verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure.
- Marketinggegevens: e‑mailadres voor nieuwsbrieven en voorkeuren inzake marketingcommunicatie.
- Technische gegevens: IP‑adres, datum en tijdstip van toegang, browser‑ en apparaatgegevens en loggegevens.
Niet alle bovenstaande persoonsgegevens worden in alle gevallen verwerkt; de verwerkingen zijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden beschreven in dit privacy beleid.
U bevestigt en garandeert de juistheid en nauwkeurigheid van de verstrekte gegevens en dat deze zijn aangepast aan uw huidige omstandigheden. In dit opzicht stemt u ermee in om alle wijzigingen die zich daarin kunnen voordoen, te communiceren, in overeenstemming met de procedure die is beschreven in sectie 7. “Welke rechten hebt u wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt?”, waarbij Vintia het recht behoudt om elke gebruiker die onjuiste gegevens heeft verstrekt, uit te sluiten van de geregistreerde diensten, zonder afbreuk te doen aan andere handelingen die bij wet worden ondernomen.
3. Waarom en waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?
U wordt nu geïnformeerd over de doeleinden van de verwerking die Vintia zal uitvoeren op uw persoonsgegevens en de rechtsgrondslag voor deze verwerkingsactiviteiten, afhankelijk van de specifieke Website en de sectie waar u de informatie hebt verstrekt.
3.1. Wanneer u contact met ons opneemt via een contactformulier:
De Websites bevatten verschillende contactformulieren waarmee u contact met ons kunt opnemen om ons op de hoogte te stellen van uw vragen en verzoeken over Vintia, onze producten en diensten, onze deelname aan evenementen en alle andere aan Vintia gerelateerde aspecten waarin u geïnteresseerd zou kunnen zijn..
De persoonsgegevens die u via deze contactformulieren verstrekt, worden verwerkt door Vintia op basis van haar rechtmatige belang om contact met u op te nemen voor het beantwoorden van uw vraag of verzoek.
Bovendien, op voorwaarde dat u ons uw toestemming geeft via een van de selectievakjes die beschikbaar zijn in de contactformulieren van de Websites, zullen wij uw identificatiegegevens, uw functie en het bedrijf waar u werkt, evenals uw contactgegevens gebruiken om u op de hoogte te houden, via om het even welk middel, met inbegrip van elektronische middelen, over de door Vintia gecommercialiseerde producten en diensten die u zouden kunnen interesseren. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken volgens de procedure die is vastgesteld in deel 7 van dit Privacy beleid.
3.2. Wanneer u contact met ons opneemt voor aanwerving:
Indien u geïnteresseerd bent om deel uit te maken van het Vintia-team, geeft u ons uw toestemming via het overeenkomstig formulier, zodat wij uw sollicitatie voor aanwervingsdoeleinden kunnen verwerken. Wij zullen uw identificatiegegevens, uw contactgegevens en alle andere gegevens die in uw CV staan gebruiken om uw eventuele deelname aan de huidige selectieprocedures te beheren, en om u op de hoogte te houden van de mogelijke selectieprocedures waarvoor u in de toekomst in aanmerking zou kunnen komen en uw deelname daaraan te beheren.
3.3. Wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrieven:
Op basis van de toestemming die u via het inschrijvingsformulier hebt gegeven, zullen Vintia en/of de overeenkomstige entiteiten van de Groep uw identificatiegegevens en contactgegevens gebruiken voor het verzenden van de nieuwsbrieven waarop u zich hebt ingeschreven in verband met de producten en diensten die door Vintia en onze entiteiten van de Groep worden gecommercialiseerd, en ook om u op de hoogte te houden van interessant aanverwant nieuws.
3.4. Wanneer we u commerciële berichten sturen als contactpersoon van onze klant of potentiële klant.
Als contactpersoon of vertegenwoordiger van één van onze klanten, kan Vintia u commerciële communicatie sturen in verband met onze producten en diensten. Wij zullen dit doen op grond van ons rechtmatig belang om onze producten en diensten te promoten om onze commerciële activiteit te bevorderen, en om nieuwe producten en diensten aan te bieden of de voorwaarden te verbeteren van de producten en diensten waarvoor u reeds een contract hebt gesloten.
In het geval dat u een contactpersoon bent van een potentiële klant of een anderszins interessant contact, kan Vintia uw identificatie- en contactgegevens verwerken om u commerciële communicatie te sturen in verband met onze producten en diensten, op voorwaarde dat u met het ontvangen van dergelijke communicatie hebt ingestemd. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken volgens de procedure die is vastgesteld in deel 7 van dit Privacy beleid.
3.5. Wanneer u een contactpersoon bent van een klant of leverancier
Vintia zal uw identificatie- en contactgegevens verwerken als contactpersoon, werknemer of vertegenwoordiger van onze klant of leverancier om de ontwikkeling, uitvoering en controle van de overeengekomen contractuele relatie met onze klant of leverancier mogelijk te maken. Wanneer uw bedrijf de diensten van een van de entiteiten van de Groep heeft uitbesteed, zal Vintia de vereiste gegevens aan deze entiteit van de Groep meedelen, die ze ook zal verwerken.
3.6. Wanneer u een geregistreerde gebruiker van ons Customer Service Center bent:
Wij stellen een online Servicedesk ter beschikking waarvoor u zich eerst moet registreren om toegang te krijgen tot de beschikbare diensten en ze te kunnen gebruiken. Deze Servicedesk wordt aangeboden via het Customer Service Center. In dit kader verwerkt Vintia uw persoonsgegevens om uw registratie op de betrokken website te beheren en om de aan uw account gekoppelde diensten te leveren, Houd er rekening mee dat sommige van deze onlinediensten onderworpen zijn aan beperkte toegang, waardoor niet alle Websitegebruikers gebruik kunnen maken van deze diensten.
Vintia kan deze gegevens meedelen aan de entiteiten van de Groep overeenkomstig het geografische gebied waar u zich bevindt of waarmee u een contract heeft gesloten, met de bovengenoemde doeleinden, om de levering van diensten volgens de door Vintia vastgestelde criteria te garanderen en om bepaalde normen en kwaliteit van de gecontracteerde diensten te waarborgen, afhankelijk van de plaats waar u verblijft.
De verwerking van uw accountgegevens zal gebaseerd zijn op:
- Contractuele of precontractuele relatie: Wanneer u een bestaande relatie hebt met Vintia of de entiteiten van de Groep als klant, integrator, commerciële partner van onze producten en/of diensten. Dit omvat ook alle contacten die we met u kunnen hebben in verband met deze bestaande relatie.
- Gerechtvaardigd belang: Wanneer we de gegevens gebruiken om onze producten en diensten te onderhouden, te ontwikkelen en te verbeteren, en om de naleving van onze Intellectuele Eigendomsrechten te controleren, en wanneer wij met u communiceren om u op de hoogte te houden van onze producten en/of diensten die voor u wellicht interessant zijn.
3.7. Wettelijke nalevingsdoeleinden
Naast de bovengenoemde specifieke doeleinden, kan Vintia ook uw persoonsgegevens verwerken, indien dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals het voldoen aan de wettelijk bepaalde minimale bewaartermijnen van de gegevens) en om de gegevens mee te delen aan de openbare autoriteiten, regelgevers of overheidsinstanties in die gevallen waarin de wet, plaatselijke regelgeving of het naleven van wettelijke verplichtingen dit vereist.
3.8. Volledigheidshalve: wanneer Vintia persoonsgegevens verwerkt in opdracht en volgens de instructies van klanten, treedt Vintia op als verwerker in de zin van artikel 28 GDPR. In dat geval is de klant verantwoordelijk voor het verstrekken van privacy-informatie aan betrokkenen.
4. Wie kan uw persoonsgegevens ontvangen?
Volgens de voorwaarden beschreven in sectie 3 “Waarom en waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?”, kan Vintia haar persoonsgegevens overdragen aan de relevante entiteiten van de Groep en aan de vereiste overheidsinstanties, onder de voorwaarden zoals uiteengezet in de genoemde sectie.
Bovendien doet Vintia een beroep op de medewerking van sommige derde dienstverleners die toegang kunnen hebben tot uw persoonsgegevens en deze als gegevensverwerker in naam en voor rekening van Vintia verwerken voor de levering van diensten. In die zin volgt Vintia strenge criteria voor de selectie van leveranciers om aan haar verplichtingen inzake gegevensbescherming te voldoen en verbindt zij zich ertoe met hen de overeenkomstige gegevensverwerkingsovereenkomst te ondertekenen, waardoor zij onder meer de volgende verplichtingen zal opleggen: passende technische en organisatorische maatregelen toepassen; de persoonsgegevens verwerken voor de overeengekomen doeleinden en alleen rekening houdend met de gedocumenteerde instructies van Vintia; en de gegevens wissen of teruggeven zodra de dienstverlening eindigt.
Wij informeren u dat Vintia uw informatie niet aan derden verkoopt.
5. Zullen we internationale overdrachten van uw persoonlijke gegevens uitvoeren?
De bovengenoemde ontvangers kunnen zich in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. In die gevallen eist Vintia dat deze ontvangers zich houden aan de maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens die zijn vastgelegd in een bindende Overeenkomst, zoals de standaardcontractbepalingen, behalve in gevallen waarin de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het land waar de ontvanger is gevestigd een passend niveau van bescherming van Persoonsgegevens biedt. U kunt een kopie van de door Vintia vereiste maatregelen verkrijgen door contact op te nemen met Vintia op het adres dat aan het einde van dit beleid is vermeld.
6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. Daarom hangen de bewaarperioden van de gegevens af van de doeleinden waarvoor wij ze verzamelen en gebruiken en/of zoals vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, zoals uiteengezet in dit privacy beleid.
In alle hieronder gespecificeerde gevallen zullen wij, zodra deze termijnen verstreken zijn, overgaan tot de verwijdering of anonimisering van uw persoonsgegevens op het moment waarop alle noodzakelijke handelingen zijn verricht om de eventueel nog tussen de partijen bestaande verplichtingen te beheren en te beëindigen, waarbij wij in die periode alle noodzakelijke administratieve procedures zullen uitvoeren.
Niettegenstaande het voorgaande kunnen uw gegevens goed afgeschermd bewaard worden, zolang er verantwoordelijkheden kunnen worden afgeleid voor de uitvoering van onze relatie met u, en voor de naleving van andere wettelijke verplichtingen.
In dit verband garandeert Vintia dat het de gegevens niet zal verwerken, tenzij dat noodzakelijk is voor de formulering, de uitoefening of de verdediging van vorderingen of wanneer hierom door het openbaar bestuur, de rechters en de rechterlijke instanties wordt gevraagd tijdens de periode van verjaring van hun rechten of wettelijke verplichtingen.
Afhankelijk van de gronden voor de verwerking van dergelijke gegevens, kunnen wij de volgende algemene bewaartermijnen onderscheiden:
6.1. Wanneer u contact met ons opneemt via een contactformulier:
Uw persoonsgegevens die u via een contactformulier verstrekt, worden bewaard gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om uw aanvraag te behandelen.
In elk geval zullen, indien u toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van commerciële communicatie van Vintia en/of de entiteiten van onze Groep, uw gegevens bewaard blijven totdat u te kennen geeft dat u zich wilt uitschrijven en deze communicatie niet langer wenst te ontvangen.
6.2. Wanneer u contact met ons opneemt voor aanwerving:
Uw persoonsgegevens kunnen maximaal 3 jaar bewaard worden, of korter indien u te kennen geeft dat u de toestemming voor de verwerking wilt intrekken. Als de toepasselijke wetgeving in een bepaald rechtsgebied echter een kortere bewaartermijn bepaalt dan de aangegeven, passen we de overeenkomstige wettelijke termijn toe. Zodra de toepasselijke periode is verstreken zonder dat u deel uitmaakt van ons team, zullen we uw persoonsgegevens (inclusief uw cv) vernietigen; tenzij we uw uitdrukkelijke toestemming vragen om uw gegevens te bewaren voor komende procedures.
6.3. Wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrieven:
Uw persoonsgegevens worden verwerkt totdat u ons op de hoogte brengt van uw beslissing om u uit te schrijven voor dergelijke nieuwsbrieven of van uw wens om geen communicatie meer te ontvangen.
6.4. Wanneer we u commerciële berichten sturen als contactpersoon van onze klant of potentiële klant.
Vintia zal de verwerking van de persoonsgegevens van de contactpersonen van onze klanten voor dit doel uitvoeren zolang de relatie met de klant van kracht blijft.
In het geval dat u een contactpersoon bent van een potentiële klant of een anderszins contact van belang, bewaren wij uw persoonsgegevens voor het verzenden van commerciële communicatie totdat u ons op de hoogte stelt van uw beslissing om u af te melden voor dergelijke communicatie of uw wens om te stoppen met het ontvangen ervan.
6.5. Wanneer u een contactpersoon bent van een klant of leverancier
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang de contractuele relatie van kracht is.
6.6. Wanneer u een gebruiker bent van ons Customer Service Center:
Uw gegevens worden verwerkt zolang u geregistreerd gebruiker blijft van ons Service Center, tenzij u uw account verwijdert, of de contractuele relatie die u met Vintia of de entiteiten van onze Groep onderhoudt om welke reden dan ook wordt beëindigd; tenzij Vintia deze gegevens langer moet bewaren om te voldoen aan wettelijk bepaalde verplichtingen tot het bewaren van gegevens.
In bepaalde omstandigheden kan Vintia het recht hebben om uw toegang tot de Servicedesk op te heffen.
Bovendien kan Vintia uw account deactiveren na kennisgeving als u gedurende een bepaalde periode geen Website opent waarvan u een geregistreerde gebruiker bent.
7. Welke rechten heeft u wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt? Waar kunt u een vordering indienen?
We informeren u dat u, in overeenstemming met de huidige wetgeving uw rechten kunt uitoefenen op toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens en om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, via het contactformulier “Contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming” dat hierin beschikbaar is. Als we u niet als gebruiker kunnen identificeren, kunnen we u in dit verband om aanvullende informatie vragen en bij twijfel uw identiteitsbewijs opvragen.
Evenzo hebt u het recht om uw toestemming voor de verwerking op basis van uw toestemming (d.w.z. de in deel 3.2, 3.3 en 3.4 beschreven verwerking) te allen tijde in te trekken via het contactformulier“ Contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming”. De intrekking van de toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Indien u van mening bent dat Vintia of een van de entiteiten van haar Groep een van de bovengenoemde rechten niet heeft geëerbiedigd, hebt u het recht een vordering in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie.
Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking in de zin van art. 22 GDPR.
8. Wijzigingen
Vintia kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy beleid.
De meest actuele versie kan u te allen tijde inzien op de website www.vintia.com.
Deze versie is opgesteld in mei 2026.
